(A special thanks to Catarina Mota, Marcin Jakuboski and Federico Feroldi for the conversations that led  to this post)

I have been often surprised by the extent of incredible results that genuinely collaborative projects and contexts, whose real goal is to create shared value.

Short time, well facilitated, cooperation efforts, often linked to specific live events (during which a community gathers around one ore more challenges, or a topics) can be an extraordinary experience and deliver outstanding results.

The adoption of well-tested methodologies summed up with a natural inclination of people to meet and share plus the huge amount of learning that this kind of events can trigger make so made contexts the ideal tool to generate multiplier effects and produce much more value than the necessary investments would recall.

That’s why in many contexts, ranging from social to corporate innovation, from product design to business modelling  short-term cooperative events are gaining an important role.
Over time, we’ve seen the birth of a huge number of extraordinary tools to support value co-creation: year after year, the inventory of toolkit, canvases, blueprints and best practices has extended more and more. It is only from a few weeks ago, for example, the debut of the Collective Action Toolkit, a tool that I’m looking with great curiosity these days – and I’m testing already – created by Frog Design, a leading design company.

The CAT consists of a handbook, a set of activities – for each of which is provided a practical guide: the kit may thus be used in an integral manner or, more frequently, declined so as to adapt to the needs of the reference community. By selecting the activities that are more interesting or applicable (Frog gives tips on how to correlate the activities), you can create your own perfect implementation  in fact my impression is that the Toolkit is intended to provide more of a guideline to interpret than a monolithic tool.

Just to cite some of the activities that I found interesting and to give the reader a clearer idea of what you can expect from the kit, we can briefly talk about the skill share: a simple methodology to outline the skills covered and those missing in a working group and allow everyone to have an idea of who-knows-what. Obviously this is just one of the many activities grouped in five classes according to a convincing pattern.

Despite the Collective Action Toolkit certainly represents a new standard in terms of actionability and usability, this tool follows in time other major initiatives. For example, the IDEO‘s Human Centered Design Toolkit (IDEO is a direct Frog competitor) undoubtedly inspired CAT at least in terms of subjects. Despite being not that simple and straightforward and a little less suitable to be adapted to contexts that are different from social innovation – the world for which it was born – IDEO’s toolkit has been among the first to bring attention to Human Centered Design.

Equally important to the success of the practices of shared and cooperative design is the movement that grown around Co-Design Jams. Born from the ideas of a team of Desigan Chinniah, Joe Lanman, Franco Papeschi and Johanna Kollmann, Jams can be described as:

“one-or-two-day design sessions, during which people team up to tackle engaging User Experience (UX) challenges”.

In fact, it is about to applying the UX design and facilitation paradigms to prototyping new services creatively, inspired by a specific theme, revealed only at the beginning of the event.

See http://www.designjams.org/about/.

With time, the Co-Design Jam model has gone far beyond service design and user experience issues. Perhaps, it would be better to say that has successfully helped to apply co-design and facilitation practices in new fields such as sustainability, fun or more.

In few days, during the first weekend of March, it will be time for the next Global Service Jam, an experience the reader interested in these topics should definitely try (See  locations).

Speaking of tools, is certainly worthy of mention the enormous amount of information available thanks to the Service Design Tools project. As stated in the website

“Service Design Tools is conceived as an open platform of knowledge, to be shared with the design research community.”

Born from the experience of Roberta Tassi, also saw the collaboration of DensityDesign research group and the Research & Consulting Center of Domus Academy: this website contains a large number of case studies which, although it could be difficult to interpret for design newbies, is a huge treasure of experiences that shouldn’t be underestimated.

The approaches to facilitation in large working groups do not finish here: think of the most classic of the unconferences, the barcamp – where any given number of people meet and self organizes around one or more topics in a rather unstructured way (with minimal rules).

An alternative and noteworthy format, which introduces a little more structure is known as Open Space Technology: a process that was formalized within the years, born from Organization Transformation insights by Harrison Owen. OST is basically structured around an initial part that is mostly about designing the agenda (which allows that the key aspects are certainly considered) and a series of topics centered sessions that are documented by the facilitators.

The canvases as tools

Finally also means that weren’t explicitly designed to foster collaboration in events of this type can be used and mashed up as needed. An example is the SWOT matrix – a strategic framing tool – that can be compiled via a metaplan, a simple process of visual selection of shared ideas and considerations.

The most interesting perhaps is the Business Model Canvas. It’s extreme clarity and visual immediacy make it a precious tool for discussion, suitable to be modified and iterated in group activities. The Business Model Canvas it’s perfect for collectively generating business ideas, strategic innovations in a company context or even, in my experience, to design conferences and events: you can hire this tool in a great variety of situations.

Thanks to these tools we learnt that the best way to generate innovation and creativity is often to apply the principle of expertise and points of view contamination: a powerful engine for generating solutions. This is true in all contexts: as a companies, NGOs or governments.

I firmly believe that the principle underlying the huge value generation that happens in these co-creation circumstances – where organizations just provide logistics and, sometimes, the epic – is the generation of new knowledge through exchange and learning.

Managing to pull together and catalyze value creation on a project, a product or any given item, however, is not a trivial challenge and there are several best practices to follow.

*** Generate learning: the key point of co-creation is generating new skills through peer learning. Always remember to make sure that participants have understood the techniques and that there is an exchange of skills through group work.

*** Pull together different skills: an essential ingredient for the success of a collaborative environment is to have access to a different skill set. We can group them into the following groups:

– designers and visualizers:
– doers (developers, hackers)
– storytellers (with high narrative skills, tipically marketers
– reporters
– coaches, tutors and facilitators

*** Share the epic but give room to creativity: although it is possible give a basic topic (eg: social sustainability, games) there should be room for everyone to express creativity and interests. A good rule is to ensure that everyone can choose the work table.

As each different format generates different output and is suitable for specific needs is possible and useful to classify this event blueprints as follows:

Jams and the likes (eg co-design jams, BarCamps, Charettes)

The Jam and similar contexts are usually targeted to non-techies or techies who have an interest in Design. The objective of the Jam is often to generate soft deliverables and these events are strong in conceptualization and creative generation. Jams are typically useful for problem statement: identify clearly the problems you want to solve is the main phase of each initiative for innovation. A jam can be a great tool for communities to better identify critical issues and ways to solve them.

Good for: problem statement, conceptualization
Produces: Soft deliverables (Pitches, handouts, documents, etc. ..)
Skills generated: interpersonal skills, good design practices, storytelling.

Hackathons and the likes

Wikipedia summarizes effectively:

“A hackathon is an event in which computer programmers and others in the field of software development, like graphic designers, interface designers and project managers collaborate intensively on software projects. Occasionally, there is a hardware component as well. Hackathons typically last between a day and a week in length”

Hackathons basic idea is to have a sufficiently wide epic and a number of available tools to combine in prototyping creative solutions: it starts from tools and stories.
The very soul of hackathons is inextricably linked to software and services prototyping and is definitely software centric. These tools are used in various contexts, such as companies, hacker communities, NGOs. Often, to promote the remix ethic of hackathons, open APIs (interfaces) have an important role.

Hackathon idea is daughter to the hacker movement with its passion for experimentation and reverse engineering. Often these tools are used by the technology vendors with the aim of obtaining feedbacks about actionability of the same: the possibility of using it as a component for new products. Service unbundling is a major challenge for modern service providers in business. A hackathon can be the right solution.

In this process, it is not really possible to restrict a Hackathon to a single centralized deliverable (eg: a single piece of software or requirements). First, it is basically impossible to drive more than a dozen people to a single mission, secondly this also greatly reduces motivation. In this case we would be talking more a Sprint than a Hackathon. This configuration is feasible with existing teams and projects (eg: in a company) but will require that the participants are familiar with the context.

A creative component with people choosing the problem to work on to invent a solution is the key to make it work.

Ultimately, the hackathon is a great tool for recruiting: although group and peer working can be a good opportunity for the less skilled, hackathons are less learning and sharing oriented with respect to Jams and then can reveal talents more easily. For this reason too, hackathons often have awards and decree winners and losers. A true hackathon incidentally looks more like a red bull powered battle than anything else.

Good for: Recruiting, feedback on products
Produces: hard deliverables (hardware and software prototypes)
Skills generated: resistance to sleep deprivation

Workshops

Under the term workshop, it is undeniable, there’s a lot of stuff. Indeed, the word workshop is abused and I happened to attend workshops that reminded me more of a talk with a question and answer session than anything else.
A workshop is a puzzle, something that the facilitator / trainer is responsible to reversely build starting from the goals set. Designing workshops one should start from the objectives by constructing the intermediate stages and therefore each intermediate deliverable. Each phase of the workshop should be tied to the next. All general discussion phases shall be based on design best practices (to provide solid learning).

Often workshops include surreal gimmicks and expectations for deliverables are generally lower: in most cases it is important to apply a process and learn it through use, no matter how “real” the use case is.

It’s a good idea to give workshops a three-phase structure consisting of a first framing moment related to motivations followed by the an execution and then a wrap up phase where participants are encouraged to focus on what they learned and if necessary, on the next steps.

Good for: focused training, team building
Produces: awareness
Skills generated: specialities, topic related.

Sharing Knowledge

I hope this recap will serve the newbies (as I was months ago) to begin navigate the world of co-creation and facilitation. These tools and practices represent so big opportunities that can’t be neglected. In this sense, I invite all of us who deal with these endeavours  to share practices and tools so that they can be used by others to build a common body of human knowledge.

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Follows in Italian / Segue in Italiano

Generare innovazione collaborativa tramite gli Eventi

Sono spesso stato sorpreso da come i progetti e i contesti genuinamente collaborativi, il cui obiettivo reale è quello di creare reale valore condiviso, possono ottenere in tempi brevissimi risultati incredibili grazie a una ben coordinata cooperazione, spesso legata a eventi specifici, in cui i contributi di una community si raggruppano intorno a una sfida, un topic, grazie alla facilitazione e all’adozione di metodologie ben collaudate.

La naturale propensione delle persone all’incontro e allo scambio di informazioni e l’enorme quantità di apprendimento che questo tipo di eventi possono generare rendono questi contesti lo strumento ideale per generare effetti moltiplicativi e generare risultati notevolmente maggiori degli investimenti necessari.

Operare attraverso eventi produttivi di breve durata acquista un ruolo sempre più preponderante nei contesti più diversi dalla social innovation alla corporate innovation, al product design.

Nel tempo, la nascita di numerosi strumenti a supporto della co-creazione di valore, si è succeduta e, anno dopo anno, l’inventario di toolkit, canvas, blueprint e best practice si è allargato sempre di più.
È di solo qualche settimana fa, ad esempio, il debutto del Collective Action Toolkit, uno strumento a cui guardo con curiosità, prodotto da Frog Design, una delle più importanti aziende di design al mondo.

Il CAT è un handbook composto da un set di attività – per ognuna delle quali viene fornita una guida pratica: il kit può così essere usato in maniera integrale o, più frequentemente, declinato in maniera tale da adattarsi alle esigenze, selezionando le attività che risultano più interessanti o applicabili. Frog fornisce dei suggerimenti su come correlare e mettere in relazione le attività, ma la mia impressione è che quello che intende fornire il toolkit sia più che altro una linea guida da interpretare. Per citare una delle tantea attività che ho trovato interessanti e dare al lettore una idea più chiara di quello che si può aspettare dal kit, possiamo brevemente parlare ad esempio della “Skill share” una metodologia semplice per definire rapidamente gli skill coperti e quelli mancanti in un gruppo di lavoro e permettere a tutti di avere una idea di chi-sa-fare-cosa. Ovviamente questa è solo una delle tante attività, raggruppate in cinque *classi* secondo uno schema di attività particolarmente efficace.

Malgrado il collective action toolkit rappresenti senz’altro ad oggi uno standard in termini di “azionabilità” e usabilità, questo strumento segue nel tempo altre notevoli iniziative quali ad esempio la nascita dello Human Centered Design Toolkit, di IDEO – competitor diretto di Frog – che indubitabilmente lo ha ispirato almeno riguardo i temi pure essendo meno semplice in termini di comprensione e, forse, meno adatto ad essere adattato a contesti diersi dalla impact / social innovation – mondo per cui è nato. Tuttavia il toolkit di IDEO ha contribuito per primo – o almeno tra i primi – a riportare l’attenzione sul design Human Centered.

Altrettanto importante per l’affermazione delle pratiche di design condiviso è il movimento nato nel tempo intorno alle Jam di Co-Design. Nato dalle idee di un team formato da Desigan Chinniah, Joe Lanman, Franco Papeschi, Johanna Kollmann – quest’ultima, ho avuto recentemente modo di ascooltare dal vivo a Frontiers of Interaction lo scorso anno – le Jam possono essere descritte come:

“one-or-two-day design sessions, during which people team up to tackle engaging User Experience (UX) challenges”.

Nei fatti, si tratta di applicare i paradigmi di UX design per prototipare creativamente nuovi servizi, ispirati a un determinato tema, svelato solo all’inizio dell’evento

Il modello delle Co-Design Jam è, nel tempo, andato oltre il campo del service design e dei problemi di User Experience. Forse sarebbe meglio dire che ha felicemente contribuito ad esportare le buone pratiche della coprogettazione e della facilitazione a confrontarsi con campi nuovi, come la sostenibilità, il divertimento o altro ancora.

Tra qualche giorno, nel primo weekend di marzo, sarà tempo della prossima Global service Jam, esperienza da non pedere se ne avete una a portata di mano.

Parlando di strumenti, degna di citazione è senz’altro l’enorme mole di informazioni disponibili su Service Design Tools. Come recita il sito:

“Service Design Tools is conceived as an open platform of knowledge, to be shared with the design research community.”

Nato dall’esperienza di Roberta Tassi, ha visto poi la collaborazione di DensityDesign research group e del Research & Consulting Center di Domus Academy: questo sito raccoglie un grande numero di case studies che, malgrado possa risultare di difficile interpretazione per i novizi del design, costituisce un tesoro di esperienze tale da non poter essere sottovalutato.

Gli approcci alla facilitazione di grandi di gruppi di lavoro tuttavia non si fermano qui: basti pensare ai più classici delle “unconferences”, i “barcamp” – dove un più o meno grande numero di persone si incontra e auto organizza attorno a uno o più topic in maniera piuttosto destrutturata e con un numero di regole veramente miniame. Un formato alternativo e degno di nota, che introduce un minimo di strutturazione in più è quello di Open Space Technology, un processo formalizzatosi negli anni, nato dalle intuizioni sulla Organization Transformation di Harrison Owen e che è sostanzialmente articolato intorno a una fase iniziale di design partecipato dell’agenda (che permette che gli aspetti chiave siano sicuramente trattati) e una serie di sessioni topic centered e documentate dai facilitatori.

I canvas come strumenti

Infine pure anche strumenti non unicamente ideati per favorire la collaborazione in eventi di questo tipo possono essere utilizzati, composti e mescolati alla bisogna. Un esempio può essere la SWOT matrix – strumento di framing strategico per eccellenza – che può essere compilata mediante l’applicazione metaplan, un semplice processo di selezione visuale di spunti e considerazioni condivise.

Il più interessante forse però è il business model canvas. Data l’estrema chiarezza e le caratterstiche grafiche di grande immediatezza si presta alla grande ad essere discusso, iterato modificato in attività di gruppo e, specie qualora le attività riguardino la generazione di idee di business, l’innovazione strategica in una azienda o persino, nella mia esperienza, la progettazione di conferenze o eventi questo strumento sa fare egregiamente il suo lavoro.

Anche grazie a questi strumenti abbiamo imparato che il modo migliore per generare innovazione e creatività è applicare un principio di contaminazione di competenze, skills e punti di vista che risulta un potente motore capace di generare soluzioni. E questo vale in tutti i contesti: da una azienda, a un NGO, o una amministrazione pubblica

Credo fermamente che il principio alla base della enorme generazione di valore che avviene in queste circostaze “co-creative” – dove l’organizzazione fornisce la logistica e, talvolta, l’epica di fondo – sia la generazione di nuova conoscenza attraverso un processo di scambio che si basa sull’apprendimento, che ne è il vero motore chiave.

Riuscire a coalizzare e catalizzare la creazione di valore intorno a un progetto, un prodotto o un tema però non è una sfida banale ed ed esistono diversi accorgimenti da prendere.

***Generare apprendimento: punto chiave di ogni iniziativa co-creativa è la generazione di nuovi skill attraverso la formazione diretta. Ricordate sempre di assicurarvi che i partecipanti abbiano compreso le tecniche e che esista uno scambio di competenze attraverso il lavoro di gruppo.

***Coalizzare differenti skills: un ingrediente fondamentale per la riuscita di un contesto di collaborazione è l’avere accesso a un diverso set di skill. Possiamo raggrupparli nei seguenti gruppi :

– designers e visualizers:
– doers (developers, hackers)
– storytellers (with high narrative skills, tipically marketers
– reporters
– coaches, tutors and facilitators

***Epica condivisa ma spazio per la creatività: malgrado sia possibile dare un argomento di base (es: la sostenibilità sociale, i giochi) occorre dare spazio a ognuno di esprimere la propria creatività e il proprio interesse. Buona regola è far si che ognuno possa scegliere il tavolo di lavoro.

Poichè ogni diverso formato genera diversi output e si presta a specifiche esigenze è possibile e utile, classificare questo tipo di eventi sulla base di tre macrotipi:

Jam e simili (es: Co-design jams, barcamps, Charettes)

Le Jam e i contesti simili sono tipicamente targettizzati ai non tecnici o ai tecnici che abbiano interesse ad apprendere le tematiche del Design. Obiettivo delle Jam è spesso quello di generare soft deliverable e questi eventi sono strumenti forti di concettualizzazione e generazione creativa. Le Jam sono tipicamente utilissime inoltre alla fase di problem statement: identificare bene i problemi che si vogliono risolvere è la fase principale di ogni iniziativa di innovazione e una jam può essere un grande strumento da dare in mano a una comunità per identificare meglio le criticità e i modi in cui risolverle.

Buone per: problem statemente, concettualizzazione
Producono: Soft deliverables (Pitch, handouts, documenti, etc..)
Gli skill generati: capacità di relazione, buone pratiche di design, storytelling.

Hackathon e simili

Wikipedia riassume efficacemente

“A hackathon is an event in which computer programmers and others in the field of software development, like graphic designers, interface designers and project managers collaborate intensively on software projects. Occasionally, there is a hardware component as well. Hackathons typically last between a day and a week in length”

L’idea di fondo dell’hackathon è avere un epica ampio e una serie di strumenti a disposizione da combinare per prototipare soluzioni creative a bassa concettualizzazione: si parte dagli strumenti e da piccole storie.
L’anima degli hackathon è legata indissolubilmente al software e alla prototipazione di servizi e soluzioni software centriche. Questi strumenti sono utilizzati nei più diversi contesti, quali le aziende, le community hacker, le NGO. Spesso, a favorire l’etica del remix che è dentro ogni hackathon, le API (Interfacce) hanno un grande ruolo.

L’idea stessa di hackathon è legata al movimento hacker e alla passione per la sperimentazione e per il reverse engineering. Spesso questi strumenti sono usati dai detentori di una tecnologia proprio nell’ottica di ottenere feedbacks riguardo la “azionabilità” della stessa, la possibilità di usarla come componente di servizi di maggiore complessità. L’unbundling dei servizi è la grande sfida commerciale per i service provider moderni. Un hackathon può essere la soluzione giusta.

Ovviamente in questo processo, non è possibile limitare un Hackathon ad un unico deliverable centralizzato (ad esempio un singolo software di cui si dettano i requisiti). In primo luogo è sostanzialmente impossibile guidare più di una 15na di persone verso un’unica missione, in seconda battuta questo diminuirebbe di molto le motivazioni. Fatte salve le limitazioni sulla dimensione del gruppo di lavoro, in questo caso staremmo parlando più uno Sprint che di un Hackathon. Questa configurazione è fattibile con team e progetti pre-esistenti (ad esempio: in una azienda) ma richiederà che i partecipanti siano già familiari col contesto.

Dunque, la componente creativa in cui le persone scelgono il problema e creano la soluzione è la chiave per farlo funzionare.

In ultima analisi, l’hackaton è uno strumento ottimo di recruiting: seppur grazie al pair-working possano essere delle buone opportunità per gli hacker meno skillati, l’hackathon è meno orientato al learning e allo scambio rispetto alla Jam e dunque può svelare più facilmente i talenti. Anche per questo, negli hackathon hanno spesso un ruolo i premi e spesso si decretano vincitori e vinti. L’hackathon daltronde assomiglia più a una battaglia a colpi di red bull che ad altro a volte.

Buono per: recruting, feedback sui prodotti
Producono: hard deliverables (prototipi hardware e software)
Gli skill generati: resistenza al sonno

Workshops

Sotto il termine workshop, è innegabile, va un sacco di roba. Effettivamente, la parola workshop è sostanzialmente abusata e mi è capitato di partecipare a workshops puramente frontali, che ricordavano più un talk con una sessione di domande e risposte che altro.
Un workshop è un puzzle, qualcosa che il facilitatore/formatore ha il compito di costruire a partire dagli obiettivi che si richiedono. Quando si ha a che fare con un worskhop è opportuno operare a ritroso, a partire dall’obiettivo costruendo le fasi intermedie e dunque i deliverable necessari. Ogni fase del workshop deve
essere legata alla successiva e può essere basata su pratiche di base, quali il metaplan, la timeline generation (in cui può essere ricostruita una timeline relativa al soggetto attivo, il protagonista del workshop – ad esempio l’organizzazione che lo ospita) o argomenti formativi specifici.

Spesso nei workshop vengono utilizzati espedienti surreali e le aspettative per i deliverable sono più basse: nella maggior parte dei casi l’importante è applicare un processo per apprenderlo mediante l’uso, non importa che il caso d’uso sia reale a tutti i costi.

è buona norma dare ai workshop una struttura a tre fasi costituita da una primo momento di Framing legato alla motivazione seguito dall’esecuzione e poi dal Wrapup in cui i partecipanti sono invitati a focalizzarsi su cosa hanno appreso e, se necessario, sui next steps.

Buono per: formazione, team building
Producono: consapevolezza
Gli skill generati: dipendono fortemente dal tema

Spero che questo recap possa servire a chuinque per cominciare a orientarsi nel mondo della cocreazione e della facilitazione in quanto esse rappresentano opportunità troppo grandi per essere trascurate. In questo senso, invito tutti noi che ci occupiamo di questi aspetti, a ragionare sulla opportunità di condividere le metodologie che sviluppiamo e applichiamo in maniera che esse siano utilizzabili dagli altri e che vadano a creare un corpo comune di conoscenze.