The Art of Multitasking

(clicca qui per la traduzione in italiano)

A few months ago, I entered a complicated stage of my life as a professional: I felt that my productivity was going terribly low and I had no idea about how to stop it.

Among the various time-management methodologies  I tried – many – the one I pursued with the greatest insistence was, probably, the pomodoro technique.

Beyond all the differences between them, the most adopted methodologies are based on a simple and linear approach:

  • write todo lists
  • prioritize
  • avoid interruptions

In the real world though, especially for those who, like me, need to regularly catch up with the world buzz and use social media and the internet as part of an overall approach to knowledge, development of ideas and business, interruption is not an inconvenience, but more a systematic rule of existence.

Rush Hour - Neta Bartal

Rush Hour - Neta Bartal

It’s easy to figure out that I had to acknowledge very soon that traditional productivity enhancement methods simply wouldn’t have worked out the problem.

If you can’t beat ’em then join ’em:  if you can’t avoid an interconnected and interrupted life, get used to it.

My reaction have been, rather than trying to stretch the time between two interruptions, to minimize my need to re-focus and learn how to spread up my attention and dedication to any task in terms of place and time.

I found the answer in pulverization more than in condensation, in deconstructing rather than applying a methodology, in being a nomad of productivity rather than searching the comfort of my office.

I thought that this problem was unavoidable these days, that’s why I will share with you the way how, every day, I fight my own war against  unproductive days.

  1. Stop procrastination: learn to tackle tasks while you are there. Procrastination often means, and these are the times when you must avoid it more carefully, finding the time to loose some more time.
  2. Any moment is good: I am writing this post when I get home by tube and after a full day of work. In the outbound journey I answered two e-mails and organized a conference call.
  3. Displaying: learn to write and re-write todo lists: it’s better a full list every day (you will be under pressure). Use different colored markers to highlight and delete in order to enjoy the things you get done.
  4. Love drafts: learn that drafts are just small steps to the result. Don’t think you can close everything you start, is not that the case! Share draft: will save you work (have negative feedback on a draft forces you to change direction)
  5. Abuse reminders: my friends hate me, I know, but I can’t live without my reminders (my phone rings all the time) I’ld be finished. If you manage not to procrastinate, results will be huge and inconvenience (to others), relatively few.
  6. Give up the car: choose public transportation, commute if you can. The journey time will become valuable (one of the few moments without interruption, if you’re lucky) and give a real turn to your productivity, as long as you follow the next tip…
  7. Buy a real Smartphone: is the only way to have your office in your hands. Take care which is an Android, and make sure you install: Catch notes (the most effective and less intrusive notetaking app), Instafetch (the best “rear it later” application I’ve used so far) and Thinking Space (for on-the-go mind mapping, a non easy task that this app makes awesomely possible).
Rome Underground -  felizberto - Emmanuel Avetta

Rome Underground - felizberto - Emmanuel Avetta

Embrace Chaos, it is the only way to ride this hyper life.  You’ll be surprised of what you can achieve in 10 minutes.

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L’Arte del Multitasking

Qualche mese fa sono entrato in una fase complicata della mia vita professionale in cui sentivo che la mia produttività era andata un crisi.

Tra le tecniche di time-management che ho provato ce ne sono state tante, probabilmente quella che ho perseguito con la maggiore insistenza è stata la tecnica del pomodoro. Al di la delle differenze tutte le principali tecniche di time management però, si basano su un approccio semplice quanto lineare:

  • scrivere liste
  • prioritizzare
  • evitare le interruzioni

Nel mondo reale però, soprattutto nell’ambito di chi, come me, ha bisogno di seguire con regolarità le novità e usa social media e, in generale, i mezzi di comunicazione e la rete come parte integrante del suo approccio alla conoscenza, alla tecnica e allo sviluppo delle sue idee e quindi del business, l’interruzione non è uno spiacevole inconveniente, bensì una sistematica regola dell’esistere.

È stato così che ho dovuto prendere atto ché i metodi tradizionali non avrebbero funzionato.

Come si dice: se non puoi batterli, fatteli amici! In questo senso: se non puoi fare a meno della vita interconnessa e interrotta, abituati!

La mia reazione è stata, piuttosto che puntare ad allungare il tempo tra due interruzioni, puntare a ridurre al minimo la mia esigenza di ri-focalizzare e di spalmare al massimo la mia attenzione e dedizione ai task in termini di luogo e tempo.

La mia risposta dunque, l’ho trovata nella polverizzazione più che nella condensazione, nella destrutturazione più ché nella metodologia, nell’impulsività più che nell’approfondimento, nel nomadismo più ché nella comodità di un ufficio.

Ho pensato inoltre che questo problema, è inevitabile, lo condividerete con me  e dunque ha senso di sicuro che io condivida con voi il modo in cui tutti i giorni combatto la mia personale guerra contro le giornate improduttive.

  1. Basta procrastinare: imparate ad affrontare i task quando ve lì trovate davanti. Procrastinare spesso significa, e queste in particolare sono le volte in cui dovete evitarlo con più cura, trovare il tempo per cazzeggiare un altro po’.
  2. Ogni momento è buono: sto scrivendo questo post mentre torno a casa in metro dopo una giornata piena e di lavoro. Nel viaggio di andata ho risposto a due mail e organizzato una conference call
  3. Visualizzate: imparate a scrivere e riscrivere liste di task a ripetizione: meglio una lista piena ogni giorno (vi terrà sotto pressione). Usate pennarelli di vari colori per evidenziare e per godere nel cancellare le cose che avete fatto.
  4. Amate i draft: imparate che i draft non sono altro che piccoli passi di avvicinamento al risultato: non pensate di poter chiudere ogni cosa che iniziate, non è così! Condividete i draft: vi risparmierà del lavoro (avere feedback negativo su un draft vi obbligherà a cambiare strada)
  5. Abusate dei promemoria: i miei amici mi odiano, lo so, ma non posso farci nulla, senza i miei promemoria (il mio telefono suona in continuazione) sarei un uomo finito. Se poi riuscite anche a non procrastinare i risultati saranno enormi e i fastidi (per gli altri), relativamente, pochi.
  6. Abbandonate l’auto: scegliete i mezzi pubblici, se potete, viaggiate da pendolari. Il tempo di viaggio diventerà prezioso (tra i pochi momenti privi di interruzioni, se siete fortunati) e darà una svolta alla vostra produttività, sempre che seguiate il prossimo consiglio.
  7. Comprate uno Smartphone: è l’unico modo di avere il vostro ufficio tra le mani. Mi raccomando, che sia un Android, e che facciate attenzione di installare: Catch notesInstafetch Thinking Space.

Abbracciate il Caos, è l’unico modo per cavalcare questa vita iperconnessa. Sarete sorpresi da ciò che sarete in grado di fare in 10 minuti.

 

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Strategist, Consultant and Collaborative Pathfinder

2 comments

  1. Pingback: When Facebook sets a Good Example «

  2. Pingback: Talking Today’s Online Communications with Marco Massarotto. «

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